Modèle de grand livre général
Un grand livre général est un fichier composé des comptes utilisés pour enregistrer les transactions commerciales d'une organisation. Le grand livre a un modèle spécifiquement défini, qui est utilisé pour organiser la myriade de transactions qui peuvent être stockées dans le fichier. Le modèle peut varier quelque peu selon le progiciel de comptabilité, mais comprend généralement les champs suivants:
Numéro de compte . Il s'agit de l'indicateur principal d'un compte. Il existe un certain nombre de configurations de numéro de compte possibles, telles que deux chiffres pour un code d'entreprise, deux chiffres supplémentaires pour un code de service dans chaque entreprise et trois chiffres supplémentaires pour un élément d'actif, de passif, de capitaux propres, de revenus ou de dépenses spécifique dans chaque département.
Nom du compte . C'est le nom de chaque compte. Il est normalement configuré dans un fichier séparé et apparaît automatiquement dans le grand livre lorsqu'un numéro de compte est saisi.
Débit . Il s'agit du champ dans lequel la partie débit d'une entrée est effectuée.
Crédit . Il s'agit du champ dans lequel la partie crédit d'une entrée est effectuée.
Numéro de transaction . Un numéro de transaction est entré dans le cadre de chaque transaction, éventuellement avec un identifiant décrivant le type d'activité en cours d'enregistrement. Par exemple, un numéro de transaction d'écriture de journal peut être précédé de «JE» tandis qu'un reçu de caisse entré par le biais du système de reçus de caisse peut être précédé de «CR».
Totaux . Il y a une ligne de totaux au bas de chaque détail de compte, indiquant le total du débit et le total du crédit à la date du grand livre. Il peut également y avoir un total cumulé calculé à droite des autres champs du grand livre général, indiquant le solde du compte de fin à chaque transaction.
La plupart des grands livres permettent également de saisir des informations budgétaires. Ces informations peuvent être stockées dans un fichier séparé et n'apparaissent dans les états financiers que lorsque les états utilisent un format budget plutôt que réel.
