Concepts comptables sans papier
La comptabilité sans papier implique un traitement des transactions entièrement électronique, sans papier impliqué dans aucun processus commercial. L'objectif est de rationaliser les processus, de réduire les taux d'erreurs de transaction et d'éliminer le stockage des documents. Cependant, c'est plus un concept qu'une réalité dans la plupart des organisations. Au lieu de cela, les entreprises ont tendance à évoluer dans la direction générale des opérations sans papier au fil du temps en mettant en œuvre un certain nombre d'améliorations sans papier aux systèmes existants. Le moyen le plus simple de le faire est d'externaliser certains processus à des tiers qui ont conçu des solutions sans papier. Par exemple:
Rapports de dépenses . L'une des options sans papier les plus populaires consiste à demander aux employés de se connecter à un site Web spécialisé dans le remboursement des notes de frais. Ils saisissent les informations de leurs notes de frais au besoin, transmettent des versions électroniques de leurs reçus à la demande du système et sont payés par ACH. Aucune paperasse n'arrive jamais à l'entreprise.
Lockbox . Les clients peuvent envoyer des paiements par chèque à un coffre-fort géré par la banque d'une entreprise. La banque scanne les chèques et publie ces informations sur un site Web sécurisé, auquel le caissier de l'entreprise accède chaque jour pour extraire les informations de paiement.
Paie . Les employés peuvent saisir leur temps travaillé via un portail en ligne, après quoi le fournisseur traite la paie et émet un paiement ACH aux employés.
Dettes . Le personnel des comptes fournisseurs peut saisir les comptes fournisseurs sur un site Web contrôlé par la banque, désigner les éléments à payer et demander à la banque d'émettre des paiements ACH.
Il est également possible d'avoir une comptabilité sans papier avec des processus internes, bien que cela ne soit généralement possible que lorsqu'un système à l'échelle de l'entreprise est en place. Si tel est le cas, des transactions peuvent être initiées dans d'autres services et le système informe automatiquement le personnel comptable qu'une action doit être entreprise. Par exemple, le service d'expédition expédie les marchandises et le logiciel avise le commis à la facturation d'émettre une facture; aucun avis d'expédition sur papier n'est envoyé au commis à la facturation.
Il est également possible de se livrer à une comptabilité dématérialisée dans une certaine mesure en numérisant des documents dans une base de données en ligne, qui est ensuite liée à des transactions spécifiques dans le système comptable. Cependant, la numérisation peut nécessiter une main-d’œuvre considérable et les documents originaux peuvent encore être conservés. Par conséquent, la numérisation des documents existants ne répond pas vraiment au concept central de la comptabilité dématérialisée, qui est de ne pas avoir de documents au départ.
