Problèmes d'utilisation de la petite caisse
Une petite caisse est un réceptacle dans lequel sont stockés les factures, les pièces de monnaie et les reçus de petite caisse. Les petites caisses sont couramment utilisées pour les raisons suivantes:
Ils sont spécifiquement construits avec différents compartiments pour les billets, les pièces de monnaie et les reçus.
Ils ont généralement des verrous intégrés.
Ils peuvent être facilement stockés dans un coffre-fort d'entreprise pendant les heures creuses.
Ils peuvent être facilement transférés vers un autre gardien de petite caisse, car ils sont si portables.
Ils sont bien organisés pour les audits de petite caisse.
Malgré ces avantages, il y a plusieurs problèmes avec les petites caisses, qui sont les suivants:
Sujet au vol . Étant portable, une petite caisse peut être facilement volée. Ce problème peut être atténué en gardant la boîte dans un tiroir verrouillé avec un interrupteur de contact sous la boîte. Si la boîte est soulevée, l'interrupteur est relâché et déclenche une alarme.
Verrouillage faible . Le verrou d'une petite caisse est bon marché et se brise facilement. La seule forme de sécurité compensatoire est de verrouiller également la boîte dans une armoire, un tiroir ou un coffre-fort plus robuste.
Plusieurs clés . Il y a généralement une clé de secours pour la serrure sur la boîte, ce qui signifie qu'il y a deux clés dans le bureau à tout moment qui peuvent potentiellement être utilisées pour ouvrir frauduleusement la boîte. La clé de sauvegarde doit être stockée dans le coffre-fort de l'entreprise.
Facilité d'accès . La boîte est généralement déverrouillée pendant les heures de travail, de sorte que n'importe qui peut facilement en extraire de l'argent. Une politique standard devrait garantir que la boîte est verrouillée lorsqu'elle n'est pas utilisée.
En substance, la légèreté et la portabilité d'une petite caisse créent des problèmes de sécurité inhérents. Un bon moyen d'atténuer ces problèmes est de promulguer une politique d'entreprise visant à ne débourser la petite caisse que dans des circonstances extraordinaires, tous les autres remboursements étant effectués au moyen de chèques de comptes fournisseurs ou avec des paiements initiaux effectués avec des cartes de crédit d'entreprise. Une fois que le volume de la demande de petite caisse a diminué, la caisse de petite caisse peut être stockée en permanence dans le coffre-fort de l'entreprise et ne peut être retirée que brièvement pour traiter les rares demandes de petite caisse.
