La fermeture virtuelle
Une clôture virtuelle implique l'utilisation de systèmes comptables entièrement intégrés à l'échelle de l'entreprise pour produire des états financiers à tout moment, sur demande. Cette approche nécessite non seulement des systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP), mais également beaucoup d'efforts pour garantir l'exactitude des informations sous-jacentes. L'investissement requis est si important que vous voyez rarement une clôture virtuelle dans les petites entreprises. La fermeture virtuelle nécessite une attention particulière aux domaines suivants:
- Comptabilité centralisée . Il est presque impossible de réaliser une clôture virtuelle sans beaucoup de centralisation comptable associée à un logiciel ERP. Inversement, cela signifie que vous ne pouvez pas avoir d'opérations comptables dispersées dans toute l'entreprise qui fonctionnent sur différents logiciels de comptabilité.
- Comptabilité standardisée . Les transactions commerciales doivent être définies et traitées de la même manière partout. Dans le cas contraire, le personnel comptable doit passer du temps à enquêter sur les irrégularités de transaction soumises par les différentes filiales.
- Suivi des erreurs . Toutes les erreurs trouvées doivent être retracées et leurs causes sous-jacentes éliminées. Sinon, il y a trop de problèmes avec les états financiers virtuellement proches pour se fier beaucoup à eux.
Les résultats d'une clôture virtuelle peuvent ne pas être tout à fait exacts, car certaines charges à payer, répartitions de coûts et réserves sont difficiles à automatiser.
Une fermeture virtuelle diffère d'une fermeture amortie en ce que la fermeture amortie nécessite un nombre limité d'étapes de fermeture; et en raison de ces étapes de clôture, la clôture en douceur n'est généralement utilisée qu'à la fin du mois. Étant donné qu'une clôture virtuelle est essentiellement automatisée, il n'y a pas d'étapes de clôture, ce qui vous permet d'exécuter des états financiers pour n'importe quelle période; ainsi, des états financiers quotidiens sont possibles.
Les dépenses et les efforts à long terme nécessaires pour créer une clôture virtuelle ne sont pas un bon investissement dans les industries à croissance plus lente où il y a peu de concurrence nouvelle et où les cycles de produits sont longs. Cependant, ce coût peut valoir la peine dans la situation inverse, où l'environnement des affaires évolue très rapidement, et où la direction peut utiliser les états financiers quotidiens pour apporter des corrections de cours continues à la direction générale de l'entreprise. Cependant, même dans ce dernier cas, une clôture virtuelle ne vaut l'effort que si la direction va réellement utiliser les informations pour prendre des décisions en temps opportun; si ce n'est pas le cas, un processus de clôture plus traditionnel peut être une solution meilleure et moins coûteuse.
