Indiquez la date d'échéance sur les factures

Il peut être assez complexe pour un client de calculer la date à laquelle une facture est due. Le client doit localiser la date de la facture (qui pourrait être située à l'un des endroits sur la facture), ainsi que les conditions de paiement (qui peuvent ne pas être situées à côté de la date de la facture), puis calculer la date d'échéance en fonction de ces deux informations. Ainsi, si la date de facturation est le 15 avril et les conditions de paiement net 30, alors la date d'échéance à saisir dans le logiciel de comptabilité fournisseurs est le 15 mai. Bref, si le client n'examine pas attentivement la facture, il y a de fortes chances que la mauvaise date d'échéance sera saisie, ce qui affecte le moment où l'entreprise est payée.

Pour aggraver les choses, la plupart des systèmes de comptabilité fournisseurs utilisent par défaut la date du jour comme date de facturation et la combine avec les conditions de paiement stockées dans le fichier principal du client pour arriver à une date d'échéance calculée. La date du jour étant toujours postérieure à la date de facturation, cela signifie que l'entreprise sera payée en retard.

La solution à ce problème consiste à indiquer la date exacte à laquelle le paiement est dû sur la facture, en gros caractères gras et dans sa propre boîte à un emplacement bien en vue sur la page. Cela rend beaucoup moins probable que le client ignore la saisie de la date d'échéance dans le logiciel de comptabilité fournisseurs. Mieux encore, n'indiquez aucune condition de paiement sur la facture - uniquement la date d'échéance; présenter moins d'informations rend plus probable que le client localisera la date d'échéance sur la facture.