Comment préparer une balance de vérification
La première étape du processus de création des états financiers consiste à préparer une balance de vérification. Une balance de vérification est préparée à la fin de chaque période de rapport. Ceci est fait afin d'agréger les informations comptables à inclure dans les états financiers. Pour préparer une balance de vérification, procédez comme suit:
Créez une feuille de calcul à huit colonnes, avec des en-têtes de colonne pour le numéro de compte, le nom du compte, le total du débit et le total du crédit. Ceux-ci couvrent les entrées initiales dans la feuille de calcul. Nous ajouterons les titres de colonne restants plus tard.
Pour chaque compte du grand livre, récapitulez le solde du compte de manière à ce qu'il y ait un seul solde de compte de clôture qui soit un débit ou un crédit.
En commençant par le premier compte du grand livre, transférez dans la feuille de calcul de la balance de vérification le numéro de compte et le nom du compte. Si le solde de clôture du compte est un débit, saisissez ce montant dans la colonne de débit de ce compte. si le solde de clôture est un crédit, saisissez ce montant dans la colonne de crédit de ce compte.
Additionnez les montants dans la colonne de débit et additionnez les montants dans la colonne de crédit. Les totaux doivent correspondre. Sinon, soit un solde de compte n'a pas été transféré à la balance de vérification, soit il a été reporté incorrectement, soit le grand livre général est incorrect. Résolvez ces problèmes avant de continuer.
Ajoutez des titres aux cinquième et sixième colonnes de la feuille de calcul, qui servent à ajuster les débits et à ajuster les crédits. Utilisez ces colonnes pour saisir les écritures d'ajustement. Ces ajustements concernent généralement les écritures de régularisation pour différer ou accélérer la comptabilisation des dépenses.
Ajoutez des titres aux septième et huitième colonnes de la feuille de calcul, qui correspondent aux totaux de débit final et aux totaux de crédit finaux. Les entrées de cette colonne sont les débits et crédits originaux, plus ou moins les écritures d'ajustement.
Additionnez les montants dans la colonne de débit final et additionnez les montants dans la colonne de crédit final. Les totaux doivent correspondre. Sinon, un solde de compte ajusté n'a pas été reporté correctement. Résolvez ces problèmes avant de continuer.
La balance de vérification est maintenant prête à être utilisée pour la préparation des états financiers. Il est fort possible que les états financiers préliminaires dérivés de cette balance de vérification nécessitent des ajustements supplémentaires, auquel cas les modifications supplémentaires sont apportées aux colonnes d'écriture d'ajustement et de nouveaux états financiers sont créés.
Une balance de vérification n'est pas nécessaire dans un système comptable informatisé, puisque le logiciel prépare automatiquement les états financiers à partir des informations contenues dans le grand livre général; il n'y a pas d'étape intermédiaire pour préparer également une balance de vérification.
