Contrôles des comptes fournisseurs

Les contrôles des comptes fournisseurs sont utilisés pour atténuer le risque de pertes dans la fonction des comptes fournisseurs. Les contrôles des comptes fournisseurs sont regroupés en trois catégories générales, qui vérifient l'obligation de payer de l'entreprise, saisissent les données sur les comptes fournisseurs dans le système informatique et payent les fournisseurs. Les contrôles sont les suivants:

Obligation de payer les contrôles

La vérification de l'obligation de payer peut être effectuée par l'un des nombreux contrôles possibles. Elles sont:

  • Approbation des factures . La personne en mesure d'autoriser le paiement signifie son approbation d'une facture fournisseur. Cependant, il s'agit en fait d'un contrôle relativement faible si l'approbateur ne voit que la facture du fournisseur, car il n'y a aucun moyen de savoir si les biens ou les services ont été reçus ou si les prix facturés correspondaient à ce que l'entreprise avait initialement convenu. L'approbateur peut également souhaiter savoir quel compte du grand livre sera facturé. Par conséquent, il est préférable que le personnel des comptes fournisseurs assemble d'abord la facture fournisseur, autorise le bon de commande et reçoit la documentation dans un paquet, puis tamponne la facture avec un bloc de signature qui comprend le numéro de compte à facturer, puis demande à l'approbateur. révise le. Cette approche donne aux examinateurs un ensemble très complet d'informations avec lesquelles travailler.

  • Approbation des bons de commande . Le service des achats émet un bon de commande pour chaque achat effectué. Ce faisant, le personnel chargé des achats approuve essentiellement toutes les dépenses avant qu'elles ne soient effectuées, ce qui peut empêcher certaines dépenses de se produire. Étant donné que ce contrôle implique une quantité considérable de travail de la part du personnel des achats, il demandera probablement aux employés de demander des articles sur un formulaire de demande d'achat formel.

  • Terminez un match à trois . Le personnel des comptes fournisseurs associe la facture fournisseur au bon de commande et à la preuve de réception correspondants avant d'autoriser le paiement. Cette approche remplace le besoin d'approbation de facture individuelle, puisque l'approbation est basée sur la commande d'achat à la place. C'est également mieux que d'approuver uniquement sur la base du bon de commande, car cela vérifie également la réception des marchandises. Cependant, il est également extrêmement lent et peut s'effondrer s'il manque des documents.

  • Recherche manuelle de paiements en double. Un système de paiement informatisé effectue une recherche automatique des numéros de factures en double. C'est une entreprise beaucoup plus difficile dans un système comptable entièrement manuel. Dans ce cas, le commis aux comptes fournisseurs peut effectuer une recherche dans le fichier fournisseur et dans le fichier factures impayées pour voir si une facture qui vient d'être reçue d'un fournisseur a déjà été payée. Dans de nombreuses situations, le volume des factures fournisseurs entrantes rend cela si difficile que le personnel payeur abandonne toute tentative d'identifier les factures en double, et accepte simplement qu'il paiera occasionnellement pour ces articles.

Contrôles de saisie de données

Il existe plusieurs façons de s'assurer que toutes les factures des fournisseurs ont été saisies dans le système des comptes fournisseurs, bien que ces contrôles aient des degrés de réussite variables. Les contrôles sont:

  • Enregistrer après approbation . Ce contrôle oblige le personnel des comptes fournisseurs à vérifier l'approbation de chaque facture avant de la saisir dans le système.

  • Enregistrer avant l'approbation . Ce contrôle accorde une plus grande priorité au paiement des fournisseurs qu'à l'obtention des autorisations de paiement, puisque chaque facture reçue est enregistrée en une seule fois dans le système des dettes. Ce contrôle fonctionne mieux lorsque les bons de commande ont déjà été utilisés pour autoriser un achat.

  • Adoptez un guide de numérotation des factures . Les paiements en double constituent peut-être le plus gros problème dans le domaine de la saisie des données sur les comptes créditeurs. Cela ne semble pas être un problème, car la plupart des entreprises utilisent un logiciel de comptabilité qui détecte automatiquement les factures en double et empêche les paiements en double. Cependant, il peut y avoir des incohérences dans la façon dont les numéros de facture sont enregistrés. Par exemple, enregistrez-vous le numéro de facture 0000078234 avec les zéros non significatifs ou sans eux? Si la même facture est présentée deux fois au personnel des comptes fournisseurs et qu'elle est enregistrée comme 0000078234 une fois et 78234 la fois suivante, le système ne les marquera pas comme des factures en double. Le même problème se pose avec les tirets dans un numéro de facture; un numéro de facture de 1234-999 peut être enregistré sous la forme 1234-999 ou 1234999.

  • Correspondance avec le budget dans les états financiers . Si une facture fournisseur a été incorrectement facturée au mauvais service, il est possible qu'un chef de service examinant les états financiers détecte une disparité entre le montant facturé et le budget, et porte ainsi le problème à l'attention du service comptable.

Contrôles des paiements

La plupart des contrôles mentionnés ci-dessous concernent le paiement par chèque, car il s'agit toujours du mode de paiement prédominant. Les contrôles sont:

  • Impression et signature de chèques fractionnés . Une personne doit préparer les chèques et une autre personne doit les signer. Ce faisant, il y a un contrôle croisé sur l'émission d'espèces.

  • Stockez tous les chèques dans un endroit verrouillé . Le stock de chèques non utilisé doit toujours être stocké dans un endroit verrouillé. Sinon, les chèques peuvent être volés, remplis et encaissés frauduleusement. Cela signifie que toutes les plaques de signature ou les timbres doivent également être stockés dans un endroit verrouillé.

  • Suivez la séquence des numéros de chèque utilisés . Tenez à jour un journal dans lequel sont répertoriées les plages de numéros de chèques utilisés lors d'un cycle de contrôle. Ceci est utile pour déterminer si des vérifications dans le stockage peuvent être manquantes. Ce journal ne doit pas être conservé avec les chèques stockés, car quelqu'un pourrait voler le journal en même temps qu'ils volent des chèques.

  • Nécessite une signature manuelle des chèques . Une entreprise peut exiger que tous les chèques soient signés. Il s'agit en fait d'un contrôle relativement faible, car peu de signataires de chèques se demandent pourquoi les chèques sont émis et remettent rarement en question les montants payés. Si une entreprise choisit d'utiliser une plaque ou un timbre de signature à la place, il est beaucoup plus important d'avoir un système de bons de commande solide; le personnel des achats devient les approbateurs de facto des factures en émettant des bons de commande plus tôt dans le flux de processus des comptes fournisseurs.

  • Exiger un signataire de chèque supplémentaire . Si le montant d'un chèque dépasse un certain montant, exigez un deuxième signataire de chèque. Ce contrôle donne soi-disant à plusieurs personnes de haut niveau la possibilité de cesser d'effectuer un paiement. En réalité, il est plus probable de n'introduire qu'une autre étape dans le processus de paiement sans vraiment renforcer l'environnement de contrôle.

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