Comment publier dans le grand livre général
La comptabilisation dans le grand livre implique l'enregistrement des transactions comptables détaillées dans le grand livre général. Il s'agit d'agréger les transactions financières à partir de l'endroit où elles sont stockées dans des livres spécialisés et de transférer les informations dans le grand livre général. Au départ, les transactions effectuées en volume sont généralement enregistrées dans un grand livre spécialisé, tel que le registre des ventes. Cela évite que le grand livre ne soit inondé de détails pour des milliers de transactions. Les informations contenues dans le grand livre général sont ensuite agrégées dans un ensemble d'états financiers pour chaque période de reporting.
Les informations contenues dans l'un des grands livres spécialisés sont agrégées à intervalles réguliers, moment auquel une écriture de niveau sommaire est effectuée et enregistrée dans le grand livre général. Dans un environnement de comptabilité manuelle, l'agrégation peut se produire à intervalles fixes, par exemple une fois par jour ou une fois par mois. Par exemple, si le grand livre d'origine était le grand livre des ventes, l'écriture comptable agrégée peut inclure un débit sur le compte des comptes clients et des crédits sur le compte de vente et divers comptes de passif de taxe de vente. Lors de l'enregistrement de cette entrée dans le grand livre général, une notation pourrait être faite dans le champ de description, indiquant la plage de dates à laquelle l'écriture s'applique. Ceci est utile pour apporter plus de clarté à un utilisateur du grand livre général qui pourrait rechercher certaines transactions.
Dans un environnement de tenue de livres informatisée, l'inscription au grand livre général peut être imperceptible. Le logiciel le fait simplement à intervalles réguliers, ou vous demande si vous souhaitez publier, puis gère automatiquement la publication sous-jacente du grand livre général. Il est possible qu'aucune transaction comptable n'apparaisse même dans les états générés par le système.
L'enregistrement dans le grand livre général n'a pas lieu pour les transactions de faible volume, qui sont déjà enregistrées dans le grand livre. Par exemple, les achats d'immobilisations peuvent être si peu fréquents qu'il n'est pas nécessaire de disposer d'un grand livre spécialisé pour héberger ces transactions, de sorte qu'elles sont plutôt enregistrées directement dans le grand livre général.
Si quelqu'un souhaite rechercher une transaction détaillée, il commence généralement par l'un des états financiers, explore le compte concerné dans le grand livre général, puis référence le grand livre spécialisé qui contient des informations détaillées sur la transaction en question.
