Procédure de paie
Le traitement de la paie peut produire des erreurs à plusieurs endroits, ce qui nécessite un flux de processus détaillé qui intègre également plusieurs contrôles. Cette procédure peut être utilisée pour garantir que la paie est traitée de manière cohérente sur une base répétitive. Le flux de processus réel peut différer quelque peu des étapes indiquées ci-dessous, car il peut y avoir des différences liées à l'utilisation de solutions de traitement de la paie manuelles, informatisées ou externalisées. La version la plus probable de la procédure, y compris les responsabilités et les contrôles de base, est la suivante:
Mettre à jour le fichier principal des employés . Le commis à la paie reçoit un avis des modifications des informations sur les employés qui ont une incidence sur le traitement de la paie, telles que les exemptions de retenue et les changements de taux de rémunération. Mettez à jour le fichier principal des employés dans le logiciel de paie avec ces modifications.
Définissez la période de paie . Vérifiez que le module de paie est configuré pour la période de paie correcte.
Entrez le temps travaillé . Saisissez le nombre d'heures régulières et supplémentaires effectuées par chaque employé dans le système de paie. Si l'entreprise calcule manuellement la paie, cette étape et l'étape suivante ne sont pas nécessaires. Si l'entreprise utilise des horloges informatisées pour rassembler ses informations de chronométrage, ces informations peuvent être transférées directement dans le logiciel de paie.
Saisissez les paiements manuels . Saisissez les montants de tous les chèques de paie manuels qui n'ont pas encore été enregistrés dans le système de paie. Il peut s'agir d'ajustements de salaire des périodes précédentes ou de paiements liés à l'embauche initiale ou au licenciement d'employés.
Calculez l'indemnité de départ . Calculez manuellement le montant payable à tout employé qui a quitté l'entreprise, y compris ses vacances non utilisées et son indemnité de départ. Cela ne concerne généralement que les employés qui ont quitté l'entreprise volontairement, car les licenciements forcés nécessitent des paiements quasi immédiats qui sortent généralement de la période normale de traitement de la paie.
Modifiez les déductions . Saisissez les modifications apportées aux retenues forfaitaires sur la paie des employés, telles que l'assurance médicale, les saisies-arrêts et les contributions caritatives.
Calculez votre salaire . Demandez au logiciel de traiter tous les calculs de paie pour la période. Si l'entreprise calcule manuellement le salaire, utilisez les tables d'imposition fournies par les gouvernements fédéral et des États pour déterminer le montant approprié des retenues d'impôt.
Examiner les rapports . Si les calculs de paie sont externalisés ou utilisent un logiciel de paie, imprimez les rapports suivants et examinez les transactions sous-jacentes pour les erreurs. Traitez à nouveau la paie jusqu'à ce que ces problèmes aient été corrigés.
Rapport de déductions négatives (peut indiquer une erreur de saisie de données ou une fraude)
Rapport de taxes négatives (peut indiquer une erreur de saisie de données ou une fraude)
Registre de paie préliminaire (le document clé utilisé pour localiser les erreurs)
Liste triée des salaires payés (concentrez-vous sur les montants de salaire excessivement élevés ou bas pour repérer les heures travaillées ou les taux de salaire potentiellement inexacts)
Ligne de tendance des dépenses salariales par département (peut indiquer que les salaires sont facturés au mauvais département)
Émettre des paiements . Une fois que l'analyse des rapports n'a révélé aucune autre erreur, traitez les paiements aux employés.
Rapports de gestion des problèmes (facultatif) . Envoyez à la direction des rapports de paie liés à la paie que vous venez de terminer. Des exemples de tels rapports sont une ligne de tendance des heures supplémentaires par employé et une ligne de tendance des dépenses de rémunération par département.
Sauvegardez les données . Une fois la paie terminée, sauvegardez les données qui y sont liées. Si le traitement de la paie est externalisé, celui-ci est géré par le fournisseur. Si un logiciel interne est utilisé, archivez les données. Si un système manuel est utilisé, placez le registre de paie dans un stockage verrouillé.
Verrouillez la période . Verrouillez la période de paie dans le module de paie pour la période qui vient de se terminer, afin d'éviter des changements non autorisés. C'est essentiellement la même chose que l'étape 2; en bloquant la période de paie, nous passons à la prochaine période de paie.
Dépôt de taxes . Déposer les charges sociales et vérifier leur transmission au gouvernement. Si l'entreprise a externalisé son traitement de la paie, cette étape est gérée par le fournisseur.
Stockez les fiches de présence . Déposez les fiches de présence près du service de la paie. Il est fort possible que les employés remettent en question leur salaire, auquel cas les fiches de pointage les plus récentes devraient être facilement accessibles pour examen. Après un mois ou deux, les cartes de temps peuvent être déplacées vers un stockage à plus long terme.
Recherchez les erreurs . S'il y a des problèmes de traitement de la paie, soyez assuré que les employés les trouveront! Examinez toutes les erreurs de transaction rencontrées et initiez des modifications pour atténuer leur occurrence continue. Cela peut impliquer la modification des procédures ou l'imposition de nouveaux contrôles.
