Comptabilité de la petite caisse

La petite caisse est une petite somme d'argent qui est conservée dans les locaux de l'entreprise pour payer les besoins de trésorerie mineurs. Des exemples de ces paiements sont les fournitures de bureau, les cartes, les fleurs, etc. La petite caisse est stockée dans un tiroir ou une boîte de petite caisse près de l'endroit où elle est le plus nécessaire. Il peut y avoir plusieurs emplacements de petite caisse dans une grande entreprise, probablement un par immeuble ou même un par département. Un système comptable distinct est utilisé pour suivre les transactions de la petite caisse.

Le système de petite caisse

Pour créer une petite caisse, le caissier crée un chèque du montant du financement affecté à une petite caisse particulière (généralement quelques centaines de dollars). Alternativement, le caissier pourrait simplement compter les espèces pour la petite caisse, s'il y a suffisamment de billets et de pièces sur place. L'écriture de journal de petite caisse initiale est un débit sur le compte de petite caisse et un crédit sur le compte de caisse.

Le gardien de la petite caisse décaisse ensuite la petite caisse du fonds en échange de reçus liés à quelque dépense que ce soit. Il n'y a pas d'écriture de journal à ce stade; au contraire, le solde de trésorerie de la petite caisse continue de baisser, tandis que le nombre de rentrées continue d'augmenter. Le total des recettes et des liquidités restantes doit être égal à tout moment au montant initial du financement de la petite caisse. Cependant, les erreurs d'enregistrement et le vol peuvent entraîner un écart par rapport au montant initial du financement.

Lorsque le solde de caisse de la petite caisse tombe à un niveau suffisamment minimal, le gardien de la petite caisse demande plus d'argent à la caisse. Cela prend la forme d'un résumé de toutes les recettes que le dépositaire a accumulées. Le caissier crée un nouveau chèque du montant des reçus et échange le chèque contre les reçus. L'écriture de journal de petite caisse est un débit sur le compte de petite caisse et un crédit sur le compte de caisse.

Le gardien de la petite caisse remplit le tiroir ou la boîte de la petite caisse, qui doit maintenant contenir le montant initial de trésorerie qui a été désigné pour le fonds. Le caissier crée une écriture de journal pour enregistrer les reçus de petite caisse. Il s'agit d'un crédit sur le compte de la petite caisse, et probablement débité sur plusieurs comptes de dépenses différents, tels que le compte de fournitures de bureau (selon ce qui a été acheté avec la caisse). Le solde du compte de petite caisse doit maintenant être le même que le montant auquel il a commencé.

En réalité, le solde du compte de petite caisse est plus élevé que le montant d’argent effectivement dans la caisse, puisque l’argent de la caisse est continuellement payé. Cependant, la différence est si minime qu'elle est totalement indifférente aux résultats dans les états financiers. Ainsi, la différence n'est compensée que lorsque la petite caisse doit être réapprovisionnée.

Exemple de comptabilité de petite caisse

Une entreprise crée un fonds de petite caisse et le finance initialement avec 300 $. L'entrée est: