Livre des achats
Le registre des achats est un livre auxiliaire dans lequel les achats sont enregistrés. Le registre des achats fait partie de la base de données du service comptable; il n'est pas maintenu par le service des achats. Le grand livre est utile pour séparer en un seul endroit un enregistrement des montants qu'une entreprise dépense avec ses fournisseurs. Le registre des achats montre quels achats ont été payés et quels achats restent impayés. Une transaction typique inscrite dans le registre des achats enregistrera un compte à payer, suivi à une date ultérieure par une opération de paiement qui élimine le compte à payer. Ainsi, il y aura vraisemblablement un solde impayé du compte créditeur dans le grand livre à tout moment.
Si le volume d'achat est relativement faible, il n'est pas nécessaire de disposer d'un registre d'achat. Au lieu de cela, ces informations sont enregistrées directement dans le grand livre.
Si vous deviez tenir un registre manuel du registre des achats, il pourrait contenir beaucoup plus d'informations que ce qui vient d'être indiqué. Les champs de données d'un grand livre des achats préparé manuellement peuvent inclure les informations suivantes pour chaque transaction:
Date d'achat
Code fournisseur (ou nom)
Numéro de facture fournisseur
Numéro de bon de commande (si utilisé)
Code d'identification de l'article acheté (peut être le code principal de l'article ou le numéro de référence du fournisseur)
Le montant payé
Taxe de vente payée
Drapeau de paiement (indique s'il est payé ou non)
Le document principal enregistré dans le grand livre des achats est la facture fournisseur. De plus, si les fournisseurs accordent un crédit à l'entreprise pour des articles tels que des produits retournés ou des articles endommagés pendant le transport, vous enregistrez également les avoirs émis par les fournisseurs dans le registre des achats. Une note de crédit peut également être émise pour une remise sur volume, bien que ce crédit puisse s'appliquer à un certain nombre d'achats au total et ne puisse donc pas être retracé jusqu'à une transaction d'achat individuelle.
Les informations du grand livre des achats sont agrégées périodiquement et imputées sur un compte du grand livre, appelé compte de contrôle. Le compte de contrôle du grand livre d'achat est utilisé pour éviter d'encombrer le grand livre général avec l'énorme quantité d'informations généralement stockées dans le grand livre d'achat. Immédiatement après la comptabilisation, le solde du compte de contrôle doit correspondre au solde du grand livre des achats. Étant donné qu'aucune transaction détaillée n'est stockée dans le compte de contrôle, toute personne souhaitant rechercher des transactions d'achat devra explorer le compte de contrôle vers le registre des achats pour les trouver.
Avant de clôturer les livres et de générer des états financiers à la fin d'une période comptable, vous devez terminer toutes les écritures dans le grand livre des achats, fermer le grand livre pour cette période et enregistrer les totaux du grand livre des achats dans le grand livre.
Termes similaires
Le registre d'achat est également appelé livre auxiliaire d'achat ou sous-compte d'achat.
