Correspondance à trois
L'appariement à trois est une technique de vérification des paiements pour garantir la validité d'une facture fournisseur. Lorsque le service des comptes fournisseurs reçoit une facture d'un fournisseur, elle correspond aux informations suivantes:
Les informations de la facture fournisseur vers une copie de la commande d'achat associée qui lui a été transmise par le service des achats. Le bon de commande indique la quantité et le prix auxquels la société s'engage à acheter les biens ou services indiqués sur la facture du fournisseur.
La facture fournisseur à la réception de la documentation transmise au service comptable par le service destinataire, pour s'assurer que les marchandises ont bien été reçues, qu'elles sont en quantité correcte et qu'elles sont en bon état.
Ainsi, le concept de "correspondance à trois" fait référence à la mise en correspondance de trois documents - la facture, le bon de commande et le rapport de réception - pour garantir qu'un paiement doit être effectué. La procédure permet de garantir que seuls les achats autorisés sont remboursés, évitant ainsi les pertes dues à la fraude et à la négligence.
Si cette correspondance à trois révèle que la facture fournisseur est en bon état, le personnel des comptes fournisseurs traite la facture pour le paiement. Dans le cas contraire, le personnel contacte le fournisseur au sujet de tout problème qu'il a trouvé, ce qui peut entraîner l'émission d'une facture révisée ou peut-être d'une note de crédit par le fournisseur.
Le concept de match à trois a des problèmes. Cela demande beaucoup de travail et il peut être difficile d'accumuler les informations requises, ce qui peut entraîner des retards de paiement pendant que le personnel des comptes fournisseurs recherche les informations manquantes. Les retards peuvent agacer les fournisseurs et empêcher une entreprise d'accepter des remises pour paiement anticipé. Vous pouvez rendre la correspondance à trois voies plus efficace en:
Excluant les factures récurrentes et de faible montant de l'exigence d'appariement.
Permettre au personnel des comptes fournisseurs d'approuver les factures si les prix et les unités indiqués dans la facture fournisseur se situent à quelques pour cent des montants indiqués dans le bon de commande.
Il existe également des solutions de correspondance automatisées à trois voies qui nécessitent l'utilisation de systèmes de planification des ressources d'entreprise entièrement intégrés, mais même ces solutions expulseront certaines transactions pour lesquelles la solution automatisée échoue, ce qui nécessite une enquête manuelle sur les écarts. Ces systèmes automatisés sont si chers qu'ils ne constituent pas une solution viable pour les petites entreprises.
