Comment rapprocher l'inventaire
Pour rapprocher les stocks, comparez les inventaires dans les registres de l'entreprise aux montants réels sur les rayons de l'entrepôt, déterminez pourquoi il y a des différences entre les deux montants et ajustez les enregistrements pour refléter cette analyse. Le rapprochement des stocks est une partie importante du comptage cyclique, car le personnel de l'entrepôt l'utilise pour mettre continuellement à jour l'exactitude de ses registres d'inventaire. La précision des registres d'inventaire est nécessaire pour garantir que les articles de remplacement sont commandés en temps opportun, que l'inventaire est correctement évalué et que les pièces sont disponibles à la vente ou à la production en cas de besoin. Un rapprochement des stocks est également nécessaire pour s'assurer que les montants réels et enregistrés des stocks sont les mêmes à la fin de l'année, de sorte qu'il n'y aura pas de problèmes lorsque l'inventaire est vérifié.
Le rapprochement des stocks n'est pas aussi simple que d'ajuster le solde comptable pour qu'il corresponde au décompte physique. Il peut y avoir d'autres raisons pour lesquelles il y a une différence entre les deux nombres qui ne peut pas être corrigée avec un tel ajustement. En particulier, vous devriez envisager de suivre une ou toutes ces étapes:
Racontez l'inventaire . Quelqu'un a peut-être mal compté l'inventaire. Si c'est le cas, demandez à une autre personne de le compter à nouveau (puisque le premier compteur pourrait faire la même erreur de comptage une deuxième fois). En outre, si le décompte physique semble être significativement inférieur au solde comptable, il est possible qu'il y ait plus de stock dans un deuxième emplacement - alors cherchez un deuxième cache de celui-ci. Le recomptage est la raison la plus probable d'un écart, alors considérez d'abord cette étape.
Faites correspondre les unités de mesure . Les unités de mesure utilisées pour le décompte et le solde comptable sont-elles les mêmes? L'un pourrait être en unités individuelles (appelées «eaches»), tandis que l'autre pourrait être en dizaines, ou boîtes, ou livres ou kilogrammes. Si vous avez déjà effectué un recomptage et qu'il y a toujours une différence de plusieurs ordres de grandeur, il est probable que les unités de mesure posent problème.
Vérifiez le numéro de pièce . Il est possible que vous lisiez mal le numéro de pièce de l'article sur l'étagère ou que vous deviniez son identification parce qu'il n'y a pas de numéro de pièce du tout. Si tel est le cas, demandez un deuxième avis à un employé expérimenté de l'entrepôt ou comparez l'article aux descriptions des fiches articles. Une autre option consiste à rechercher un autre élément pour lequel il existe une variation du nombre d'unités dans la direction opposée - cela pourrait être le numéro de pièce que vous recherchez.
Recherchez les documents manquants . C'est une source importante de problèmes de rapprochement des stocks. Le nombre d'unités dans les enregistrements d'inventaire peut être incorrect car une transaction a eu lieu, mais personne ne l'a encore enregistrée. Il s'agit d'un problème majeur pour les compteurs de cycles, qui peuvent avoir à rechercher des documents non entrés de ce type avant de se sentir à l'aise pour ajuster les registres d'inventaire. D'autres exemples de ce problème sont les réceptions qui n'ont pas encore été saisies (donc l'enregistrement d'inventaire est trop faible) ou les sorties de l'entrepôt vers la zone de production qui n'ont pas été saisies (l'enregistrement d'inventaire est donc trop élevé).
Examinez la ferraille . La ferraille peut survenir n'importe où dans une entreprise (en particulier la production), et le personnel peut facilement oublier son enregistrement approprié dans les registres d'inventaire. Si vous constatez un écart modeste où les enregistrements d'inventaire sont toujours juste un peu plus élevés que le nombre physique, c'est une cause probable.
Étudiez la propriété possible du client . Si vous n'avez aucun enregistrement d'un article en stock dans les registres comptables, il peut y avoir une bonne raison à cela, c'est que l'entreprise n'en est pas propriétaire - un client en a. Ceci est particulièrement courant lorsque l'entreprise remodèle ou améliore les produits pour ses clients.
Étudiez la propriété éventuelle du fournisseur . Pour assurer le suivi du dernier article, il est également possible que vous ayez des articles en stock qui sont en consignation chez un fournisseur, et qui sont donc la propriété du fournisseur. Ceci est le plus courant dans un environnement de vente au détail et peu probable ailleurs.
Examinez les enregistrements de rétro-consommation . Si votre entreprise utilise la rétro-consommation pour modifier les registres d'inventaire (où vous libérez les stocks en fonction du nombre de produits finis produits), la nomenclature et les chiffres de production des produits finis devraient être tous les deux en excellent état, sinon le processus de rapprochement sera douloureux. . Le rétro-rinçage n'est pas recommandé à moins que la tenue de vos registres de fabrication ne soit excellente.
Acceptez la variance . Si toutes les formes d'enquête échouent, vous n'avez vraiment pas d'autre choix que de modifier l'enregistrement d'inventaire pour qu'il corresponde au décompte physique. Il est possible qu'une autre erreur finisse par être trouvée qui explique l'écart, mais pour l'instant vous ne pouvez pas laisser d'écart; en cas de doute, le décompte physique est correct.
Cours connexes
Comment auditer l'inventaire
Gestion de l'inventaire
