Principes de base de la comptabilité financière

Cet article donne un aperçu des principes de base de la comptabilité financière pour le non comptable. Son orientation est vers l'enregistrement d'informations financières sur une entreprise.

Premièrement, qu'entend-on par comptabilité «financière»? Il s'agit de l'enregistrement d'informations sur l'argent. Ainsi, nous parlerons de l'émission d'une facture à quelqu'un, ainsi que du paiement de cette facture, mais nous n'aborderons aucune modification de la valeur de l'activité globale d'une entreprise, car cette dernière situation n'implique pas une transaction spécifique impliquant de l'argent.

Une «transaction» est un événement commercial qui a un impact monétaire, comme la vente de marchandises à un client ou l'achat de fournitures auprès d'un fournisseur. En comptabilité financière, une transaction déclenche l'enregistrement d'informations sur l'argent impliqué dans l'événement. Par exemple, nous enregistrerions dans les registres comptables ces événements (transactions) comme:

  • Contracter des dettes auprès d'un prêteur

  • La réception d'une note de frais d'un employé

  • La réception d'une facture d'un fournisseur

  • Vendre des marchandises à un client

  • Remise des taxes de vente au gouvernement

  • Payer les salaires des employés

  • Remettre les charges sociales au gouvernement

Nous enregistrons ces informations dans des «comptes». Un compte est un enregistrement séparé et détaillé sur un élément spécifique, comme les dépenses pour les fournitures de bureau, les comptes clients ou les comptes fournisseurs. Il peut y avoir de nombreux comptes, dont les plus courants sont:

  • Cash . Il s'agit du solde actuel des liquidités détenues par une entreprise, généralement dans des comptes chèques ou d'épargne.

  • Comptes débiteurs . Il s'agit de ventes à crédit, que les clients doivent payer à une date ultérieure.

  • Inventaire . Il s'agit des articles en stock, pour une vente éventuelle aux clients.

  • Immobilisations . Ce sont des actifs plus chers que l'entreprise prévoit d'utiliser pendant plusieurs années.

  • Comptes payables . Il s'agit de dettes envers les fournisseurs qui n'ont pas encore été payées.

  • Dépenses à payer . Il s'agit de passifs pour lesquels l'entreprise n'a pas encore été facturée, mais pour lesquels elle devra éventuellement payer.

  • Dette . Il s'agit de liquidités prêtées à l'entreprise par une autre partie.

  • Equité . Il s'agit de la participation dans l'entreprise, qui est le capital fondateur et tous les bénéfices ultérieurs qui ont été conservés dans l'entreprise.

  • Revenu . Il s'agit des ventes effectuées aux clients (à crédit et en espèces).

  • Coût des marchandises vendues . Il s'agit du coût des biens ou services vendus aux clients.

  • Frais administratifs . Il s'agit d'une variété de dépenses nécessaires pour gérer une entreprise, telles que les salaires, le loyer, les services publics et les fournitures de bureau.

  • Impôt sur le revenu . Ce sont les impôts payés au gouvernement sur les bénéfices réalisés par l'entreprise.

Comment saisissons-nous les informations relatives aux transactions dans ces comptes? Il existe deux façons de procéder:

  • Entrées du module logiciel . Si vous utilisez un logiciel de comptabilité pour enregistrer des transactions de comptabilité financière, il y aura probablement des formulaires en ligne que vous pourrez remplir pour chacune des transactions majeures, comme la création d'un client ou d'une facture ou l'enregistrement d'une facture fournisseur. Chaque fois que vous remplissez l'un de ces formulaires, le logiciel remplit automatiquement les comptes pour vous.

  • Entrées de journal . Vous pouvez accéder à un formulaire d'écriture de journal dans votre logiciel de comptabilité ou créer une écriture de journal à la main. Il y a beaucoup d'entrées de journal. En bref, une écriture de journal doit toujours avoir un impact sur au moins deux comptes, une écriture de débit étant enregistrée sur un compte et une écriture de crédit sur l'autre. Il peut y avoir bien plus que deux comptes, mais le montant total des débits doit être égal au montant total des crédits. Consultez l'article sur les écritures de journal pour plus d'informations.

Les comptes sont stockés dans le grand livre. Il s'agit de l'ensemble principal de tous les comptes, dans lequel sont stockées toutes les transactions commerciales qui ont été saisies dans les comptes avec des écritures de journal ou des entrées de module logiciel. Ainsi, le grand livre général est votre document de référence pour toutes les informations comptables détaillées sur une entreprise.

Si vous souhaitez comprendre les détails d'un compte particulier, comme le montant actuel des comptes débiteurs impayés, vous accéderez au grand livre pour cette information. En outre, la plupart des logiciels de comptabilité fournissent un certain nombre de rapports qui vous donnent de meilleures informations sur l'entreprise que la simple lecture des comptes. En particulier, il existe des comptes clients âgés et des rapports sur les comptes fournisseurs âgés qui sont utiles pour déterminer la liste actuelle des comptes clients non recouvrés et des comptes créditeurs impayés, respectivement.

Le grand livre général est également le document source des états financiers. Il existe plusieurs états financiers, qui sont:

  • Bilan . Ce rapport répertorie les actifs, les passifs et les capitaux propres de l'entreprise à la date du rapport.

  • Compte de résultat . Ce rapport répertorie les revenus, les dépenses et les bénéfices ou pertes de l'entreprise pour une période donnée.

  • État des flux de trésorerie . Ce rapport répertorie les entrées et sorties de trésorerie générées par l'entreprise pour une période de temps spécifique. Il peut être formaté en utilisant la méthode directe ou la méthode indirecte.

Les autres éléments moins utilisés des états financiers sont l'état des bénéfices non répartis et un grand nombre d'informations qui l'accompagnent.

En résumé, nous avons montré que la comptabilité financière implique l'enregistrement des transactions commerciales dans des comptes, qui à leur tour sont résumés dans le grand livre général, qui à son tour est utilisé pour créer des états financiers.

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