Enregistrement des transactions comptables

Lorsqu'une opération comptable se produit, elle peut être enregistrée dans les livres d'une organisation de plusieurs manières. Les puces suivantes indiquent les méthodes les plus courantes disponibles:

  • Entrées de journal. La méthode la plus basique utilisée pour enregistrer une transaction est l'écriture de journal, où le comptable entre manuellement les numéros de compte et les débits et crédits pour chaque transaction individuelle. Cette approche prend du temps et est sujette à des erreurs, et est donc généralement réservée aux ajustements et aux entrées spéciales. Dans les puces suivantes, nous notons les approches plus automatisées utilisées dans les logiciels de comptabilité pour enregistrer les transactions comptables les plus courantes.

  • Réception des factures fournisseurs . Lorsqu'une facture fournisseur est reçue, le comptable la connecte au module de comptabilité fournisseurs du logiciel comptable. Le module crée automatiquement une écriture de journal qui débite le compte de dépenses ou d'actif concerné et crédite le compte de passif des comptes fournisseurs.

  • Émission de la facture fournisseur . Lorsqu'une facture doit être créée pour un client, le comptable saisit les informations pertinentes sur le prix, la quantité unitaire et la taxe de vente applicable dans le module de facturation du logiciel de comptabilité. Le module crée automatiquement une écriture de journal qui débite soit la trésorerie, soit le compte client, et crédite le compte de vente. Il peut également y avoir un crédit au compte de passif de taxe de vente.

  • Émission des paiements des fournisseurs . Lorsque les fournisseurs sont payés, le comptable vérifie les numéros de facture à payer dans le module de comptabilité fournisseurs du logiciel de comptabilité. Le logiciel imprime ensuite les chèques ou émet des paiements électroniques, tout en débitant également le compte des comptes fournisseurs et en créditant le compte de caisse.

  • Émission de chèques de paie . Lorsque les employés doivent être payés, le comptable entre les taux de rémunération et les heures travaillées de tous les employés dans le module de paie du logiciel de comptabilité. Le module crée automatiquement une écriture de journal qui débite les comptes de charges de rémunération et de charges sociales et crédite la trésorerie. Cela peut être une entrée assez complexe, car elle peut également concerner les saisies-arrêts et autres déductions, et enregistrer séparément plusieurs types de charges sociales.

Ces méthodes d'enregistrement créent toutes des écritures dans le grand livre, ou bien dans un grand livre auxiliaire qui est ensuite transféré dans le grand livre. À partir de là, les transactions sont agrégées dans les états financiers.

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