La finance
Procédure de facturation
La procédure de facturation suivante traite de trois tâches dans le processus de facturation, qui impliquent la collecte des informations nécessaires pour construire une facture, la création de factures et leur émission aux clients.
Consulter les informations de facturation (commis à la facturation)
- Accédez au journal d'expédition quotidien dans le système informatique.
- Scannez les détails de chaque envoi pour vous assurer qu'il est prêt pour la facturation. Si tel est le cas, marquez les enregistrements comme des transactions facturables.
- Accédez au module de facturation et appelez l'écran de prévisualisation de chaque facture prévisionnelle à imprimer.
- Vérifiez que tous les prix ont été approuvés par le personnel de saisie des commandes. Si ce n'est pas le cas, faites correspondre les prix indiqués avec la liste de prix officielle de l'entreprise et obtenez l'approbation pour tout écart de cette liste.
- Ajoutez des frais de transport, sauf si la commande est signalée comme étant prépayée ou à récupérer par le client.
- Vérifiez que le code de la taxe de vente du client est correct et ajustez-le si nécessaire.
Imprimer le lot de factures (commis à la facturation)
- Sélectionnez l'option dans le logiciel de facturation pour imprimer toutes les factures marquées.
- Placez le formulaire de facturation officiel de l'entreprise dans l'imprimante.
- Exécutez un test d'impression pour vous assurer que les formulaires de facturation sont correctement positionnés dans l'imprimante.
- Imprimez l'intégralité du lot de factures et vérifiez qu'elles s'impriment correctement.
Préparer et envoyer des factures (commis à la facturation)
- Si les factures sont en plusieurs exemplaires, éclatez les copies et conservez les copies désignées.
- Mettez la version de la facture destinée aux clients dans des enveloppes.
- Tampon "Correction d'adresse demandée" sur les enveloppes de facturation.
- Remettez les enveloppes de facturation à la salle du courrier pour envoi postal.
Archiver des copies de factures (commis à la facturation)
- Archivez les copies de facture conservées au besoin, soit par numéro de facture, soit par nom de client.
